3.4.5 Sachlicher Entschluß

3.4.5.1 Eigene Meinung

Äußern Sie in Ihrem Schreiben keine Vermutungen und Meinungen, wenn diese nicht gefragt sind. Beschreiben Sie Fakten. Das läßt sich sehr einfach bewerkstelligen, wenn sie Sätze mit "ich glaube, ich meine" vermeiden.

Für den Aktenvermerk verzichten Sie nicht auf Ihren persönlichen Eindruck - alles was hier steht, soll später nachvollziehbar sein, um den Vorgang besser zu verstehen. Hier steht Ihre Strategie.

3.4.5.2 Klare Formulierung

Vermeiden Sie Weitschweifigkeit. Besonders negativen Nachrichten werden nicht direkt angesprochen, sondern sorgfältig umschrieben und das führt oft zu Mißverständnissen. Trauen Sie sich, zum Beispiel:

wir danken Ihnen für Ihr Angebot. Ihre Preise liegen um 10 bis 12 Prozent über denen Ihrer Konkurrenz, so daß wir nicht ins Geschäft kommen können.

vielen Dank für Ihre ausführliche Bewerbung. Wir können Ihnen keine Stelle anbieten, denn nach gründlicher Überlegung haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden.

Ihre Bitte, die gelieferte Ware nachzuarbeiten, müssen wir ablehnen. Der Arbeitsschritt war im Kaufvertrag nicht vereinbart.

3.4.5.3 Schachtelsätze

Schachtelsätze (siehe Kapitel 3.4.3 "Kürze und Prägnanz") sind auch für den sachlichen Entschluß sehr wichtig, denn sie ergeben oft ein sachlogisches Durcheinander.

Sehr geehrte Damen und Herren,         Sehr geehrte Damen und Herren,         
                                                                              
Ihren Brief vom 15.01., in dem Sie um  vielen Dank für Ihren Brief vom        
einen Zahlungsaufschub, für die        15.01.                                 
Lieferung vom 20.12. baten, haben wir                                         
erhalten und wir verstehen Ihre        Wir räumen Ihnen eine Zahlungsfrist    
Situation, die Zahlungsfrist bis zum   bis zum                                
15.02. zu verlängern, bestimmt, aber                          25.01.          
wir möchten Sie bitten, dennoch bis                                           
spätestens 25.01. die Rechnung zu      ein. Bitte sorgen Sie dafür, daß Ihre  
begleichen.                            Überweisung bis zu diesem Termin       
                                       eingeht.                               

3.4.5.4 Logikfolge

Vermeiden Sie Logikfehler, indem Sie sich immer wieder vor Augen halten, was Sie eigentlich schreiben wollten. Besinnen Sie sich auf Ihr Denkmuster (siehe Kapitel 3.2 "Denkmuster").

Indem Sie das Wesentliche besonders erkennbar machen, können Mißverständnisse verhindert werden (siehe Kapitel 3.4.2 "Gliederung und Ordnung").

3.4.6 Sprachliche Fassung

3.4.6.1 Zeitgemäß

Für die Textgestaltung wird grundsätzlich eine zeitgemäße Sprache gefordert. Nicht nur das, sie muß dem Anwendungsfall entsprechen.

Beispiel über die Beschreibung einer Rose aus der Sicht ...

Quelle: Kelle: "Gutes Deutsch - der Schlüssel zum Erfolg!"

Zeitgemäße Sprachgestaltung bedeutet auch, daß altes Amtsdeutsch abgelegt wird. Das heißt, man verzichtet auf Phrasen und überflüssige Einleitungsätze und versucht beim Empfänger einen positive Eindruck zu hinterlassen.

Liste überflüssiger Einleitungssätze

Beispiel

nicht so:                   sondern so:                                        

Sehr geehrter Herr          Sehr geehrter                                       
Kleinschmitt,               Herr                                                
                            Kleinschmitt,                                       

wir danken Ihnen für Ihr    vielen Dank für  genaue Beschreibung des            
Schreiben vom 25.01. und    Ihr Schreiben.   Schreibens steht im Betreff. Der   
bestätigen hiermit dessen                    Erhalt muß nicht bestätigt         
Erhalt.                                      werden, allein die Antwort ist     
                                             Beweis genug.                      

Noch mehr schlechte Beispiele gefällig?

vermeiden Sie Floskeln:

3.4.6.2 Aktiv / Passiv

Das alte Amtsdeutsch beinhaltet sehr viele Passivsätze. In letzter Zeit wird die aktive Rede im Brieftext immer mehr eingesetzt. Warum?

• Aktive Formulierung wirkt sehr viel direkter.
• Aktive Formulierung wirkt individuell.
• Aktive Formulierung klingt persönlicher.

Das heißt, die Wirkung von aktiver Formulierung ist ausgeprägter als passive Sätze. Vorsicht: möchte der Schreiber etwas im Hintergrund bleiben, sollte passive Rede eingesetzt werden.

nicht so:                             sondern so:                             

Die Rechnung wird Ihnen zugesandt.    Sie erhalten die Rechnung.              
                                      Wir senden Ihnen die Rechnung.          

Ihre Reklamation wurde von uns zur    Vielen Dank für Ihre Hinweise.          
Kenntnis genommen.                                                            

Ihre Produktverbesserung wird von     Selbstverständlich prüfen wir Ihre      
unserer zuständigen Stelle geprüft.   Anregungen.                             

Die Lieferung der Ersatzteile         Sie erhalten die Ersatzteile durch      
erfolgt durch unseren Kundendienst.   unseren Kundendienst.                   

3.4.6.3 Direkte / Indirekte Rede

Was für die aktive Formulierung gilt, gilt ebenso für die direkte Rede:

Direkte Rede ...

• wirkt unmittelbar,
• beschränkt sich auf das Wesentliche,
• verbindet Aussage mit Schreiber,
• ist leicht verständlich und modern.

nicht so:                            sondern so:                             

Die Geschäftsführung fand, daß es    Die Geschäftsleitung sprach sich gegen  
besser sei, das Produkt nicht        die Herstellung des Produktes aus.      
herzustellen.                                                                

Herr Klein erklärte, er glaube       Herr Klein glaubt nicht an einen        
nicht, daß die Herstellung des       Gewinn bei der Herstellung des          
Produktes einen Gewinn einfahren     Produktes.                              
werde.                                                                       

Herr Maier erklärte, daß - wie er    Herr Maier sprach sich im Auftrag der   
sich erkundigt habe - eine           Arbeiter für eine Schließung des        
Schließung des Betriebes zwischen    Betriebes zwischen Weihnachten und      
Weihnachten und Neujahr vom weitaus  Neujahr aus.                            
größten Teil der Arbeiter begrüßt                                            
würde. Diese hätten ihn gebeten,                                             
ihr Anliegen vorzubringen.                                                   

Herr Kindler sagte, daß er der       Herr Kindler sagte: "Ich bin der        
festen Überzeugung sei, daß sich     festen Überzeugung, daß sich die        
die Anschaffung einer neuen          Anschaffung einer neuen Schneidanlage   
Schneidanlage für den Betrieb noch   für den Betrieb noch in diesem Jahr     
in diesem Jahr bezahlt machen        bezahlt macht.                          
würde.                                                                       

3.4.6.4 "wirklich" / "möglich"

Suggerieren Sie Ihrem Leser nicht, was sein könnte, wenn man würde. Vermeiden Sie Worte, wie:

• wenn ... würde,
• könnten,
• wären,
• würden,
• möchten.

Sie zeigen Zweifel und beinhalten Aussagen, die nicht stichhaltig beziehungsweise nachdrücklich sind. Solche im Konjunktiv (Möglichkeitsform) verfaßten Sätze sind nicht greifbar und daher für die übliche Korrespondenz sehr schwammig. Behalten Sie sich diese Formulierung vor, für Situationen, in denen Sie sich "diplomatisch" ausdrücken müssen.

nicht Konjunktiv (Möglichkeitsform):   sondern Indikativ                      
                                       (Wirklichkeitsform):                   

Wir würden uns freuen, wenn Sie uns    Wir freuen uns, wenn Sie uns auf       
auf unserem Messestand besuchen        unserem Messestand besuchen.           
würden.                                                                       

Unser Terminvorschlag wäre der 12.     Unser Terminvorschlag ist der 12.      
Februar.                               Februar.                               

Würden Sie uns bitte informieren, ob   Informieren Sie uns bitte, ob Sie      
Sie unser Angebot erhalten haben?      unser Angebot erhalten haben.          

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Wären Sie mit einer Preisreduzierung   Sind Sie mit einer Preisreduzierung    
einverstanden?                         einverstanden?                         

Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn     Können Sie sich bis zum 15. Mai        
Sie sich bis zum 15. Mai entscheiden   entscheiden?                           
könnten.                                                                      

nicht Konjunktiv (Möglichkeitsform):   sondern Indikativ                      
                                       (Wirklichkeitsform):                   

Sie teilen uns mit, daß Sie die        Sie teilen uns mit, daß Sie die        
Lieferung zu spät erhalten haben.      Lieferung zu spät erhalten hätten.     

Sie riefen Herrn Fischer an, weil die  Sie riefen Herrn Fischer an, um ihm    
Farbe nicht der Vereinbarung           zu sagen, daß die Farbe nicht der      
entspricht.                            Vereinbarung entspräche.               

3.4.6.5 "-mäßig"

Die Endung "mäßig" gibt dem Bezug zum Hauptwort an. Zum Beispiel:

regelmäßig         der Regel entsprechend   

gesetzmäßig        dem Gesetz folgend       

zweckmäßig         dem Zweck dienend        

rechtmäßig         dem Recht folgend        

Die Endung -mäßig wird oft verwendet, wenn man eine präzise Formulierung umgehen will. Meist kann aber darauf verzichtet werden, zum Beispiel:

nicht so:                              sondern so:                            

druckmäßige Vorlagen                   Druckvorlagen                          

mustermäßige Kollektion                Musterkollektion                       

Platzmäßig ist es in unserem Büro      Unser Büro ist sehr eng.               
sehr eng.