3 Formale Gestaltung

3.1 Grundsätze

Vor dem Beginn eines Schreibens sollte man sich darüber im Klaren sein, welche Intention das Schreiben hat, also was mitgeteilt und welches Ziel mit dem Schreiben verfolgt werden soll. Es empfiehlt sich dann das Wichtigste an den Anfang des Briefes zu schreiben, da man hier noch mit der ungeteilten Aufmerksamkeit des Lesers rechnen kann.

Die einfachste Art und Weise zur Vorbereitung eines Schreibens ist die Ordnung der Gedanken. Wenn also nur sehr kurze Mitteilungen geschrieben werden, wie das oft im Betrieb vorkommt, empfiehlt sich eine kurze Stoffsammlung und Ordnung in Gedanken. Diese Vorbereitung reicht oft aus. Bei sehr kurzen Mitteilungen kann das Wichtigste auch an das Briefende gesetzt werden, da hier damit zu rechnen ist, daß der letzte Eindruck am besten beim Leser haften bleibt.

Liegt Ihrem Schreiben bereits ein anderes vor, kann eine Antwort sehr einfach und schnell gegeben werden. Gehen Sie in Ihrem Schreiben in der gleichen Reihenfolge nach vor, wie das Ihr Briefpartner getan hat. Damit kann er Ihnen schneller folgen und Sie können sicher sein, keine seiner Anliegen übersehen zu haben.

Für umfangreichere Arbeiten, sollte die Stoffsammlung auf Stichwortzettel erfolgen. Vergleichbar mit Brainstorming, wo alle Gedanken ungeordnet und spontan, innerhalb einer gewissen Zeit, notiert werden. Für die Stoffsammlung sollte ausreichend Zeit vorhanden sein, andererseits darf in der heutigen Zeit nicht zuviel in Anspruch genommen werden. Wägen Sie es ab. Sollten Sie für die Stoffsammlung keine Einfälle haben, greifen Sie auf die verschiedenen Denkmuster (siehe Kapitel 3.2 "Denkmuster") zurück, sie können helfen verschiedene Ideen zu entwickeln.

Nach der Stoffsammlung, die nach Ihrem Ermessen vollständig sein sollte, erstellen Sie aus den Stichpunkten eine Gliederung. Hierbei ist wichtig, was Ihre Empfänger informiert oder was zur beschriebenen Sache paßt. So stellen sich Eignung und Reihenfolge zusammen für Ihre Gliederung.

Der aus der Gliederung entstehende Entwurf und die folgende Reinschrift, sind jetzt nur noch abhängig von Ihrer Formulierung. Wann welche Worte, wie zu wählen sind, das ist Stil. Stilverbesserungen sind nicht einfach, aber möglich. Worauf Sie dafür achten müssen, sind im Kapitel 3.4 "Textgestaltung" und Kapitel 3.5 "Schreib-Stil" zusammengestellt.

3.2 Denkmuster

Für die Textgestaltung sollte man sich vor dem Erstellen des Schreibens auf ein bestimmtes Denkmuster festlegen. Damit verhindert man ein späteres Durcheinander, das bei konfuser Überlegung eintreten kann und zu unklaren Schriftstücken führt. Durch ein Denkmuster wird die logische Schriftfolge festgelegt, also ein "Bauplan" des Schreibens. Man kann dies auch als den "roten Faden" für den Texter bezeichnen. Er legt Aufbau und Gliederung fest. Diese Denkmuster können verschieden gestaltet sein:

3.2.1 Frageform

Quelle: Leicher, R.: "Vom guten zum besseren Geschäftsbrief"

Die Frageform stellt alle W-Fragen:

Sind alle Fragen beantwortet? Dann ist das Schreibziel erreicht.

Abbildung 1: W-Fragen

3.2.2 Probleme lösen

Quelle: Leicher, R.: "Vom guten zum besseren Geschäftsbrief"

Das Ziel dieses Denkmusters ist eine Meinung zu beeinflussen. Es soll den Empfänger überzeugen beziehungsweise ihn motivieren. Das rein argumentative Denkmuster (Abkürzung EDABS) gliedert sich in folgende Bausteine:

• Empfänger,
• Darbietung,
• Argumentation,
• Bewährung und
• Schluß.

Übersicht über das EDABS Muster:

Beispiel eines Briefes nach dem EDABS-Muster:

3.2.3 Einfacher Aufbau

Dieses einfache Muster ermöglicht gerade bei kürzeren Texten formal einen schnellen gedanklichen Aufbau. Man bezeichnet diesen Aufbau als Denkmuster nach AIDA:

AIDA kommt aus dem Englischen und bedeutet:

A) Attention

I) Interest

D) Desire

A) Action

Für unsere Zwecke läßt sich dieses Denkmuster folgendermaßen interpretieren:

A) Aufmerksamkeit des Lesers wecken

I) Interesse am Inhalt des Briefes erzeugen

D) Drang schaffen, der Absicht des Senders zuzustimmen

A) Auslösen der Handlung. Der Empfänger handelt im Sinne des Absenders.

Übersicht über das AIDA Muster: