3.4 Textgestaltung

Folgende Kapitel beschreiben, was Ihre Texte verständlicher macht und wie Sie Ihren Stil verbessern können. Haben Sie deren Sinn erst einmal erkannt, wird auch das Formulieren der Texte einfacher.

3.4.1 Einfachheit im Ausdruck

3.4.1.1 Textverstehen

Vermeiden Sie Mißverständnisse durch einfachen Ausdruck. Machen Sie sich bewußt, welche Sprache Ihr Briefpartner spricht:

• Kennt er die genannten Fachausdrücke?
• Wie weit ist er in die Problemstellung eingeweiht?
• Welche Vorkenntnisse bringt er mit?

Überlegen Sie sich Fragen, die die Probleme beim Verstehen Ihres Textes beschreiben können und überprüfen Sie, ob alle Fragen beantwortet werden können. Einfacher Ausdruck erleichtert auch die Formulierung Ihrer Texte. Hierbei müssen Sie aber beachten, welche Zielgruppe Ihr Text erreicht:

3.4.1.2 Einfache verständliche Texte

Für die Analyse der Einfachheit, gliedern Sie Ihren Text in die wichtigen Punkte und stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen:

Bausteine          Fragen                        Beispiel                     

Istanalyse         Welche Situation liegt vor?   Ware ist geliefert,          
                   ist der Empfänger bereits     Rechnung ist nicht bezahlt.  
                   informiert?                                                

Sollanalyse        Was soll erreicht werden?     Rechnung soll bezahlt        
                                                 werden.                      

Problemlösung      Gibt es bereits Vorschläge    Zahlungsaufforderung         
                   zur Problemlösung?            (Gegenstand des Briefes)     
                   Welche Vorschläge gibt es?                                 
                   Wird Lösung mit dem                                        
                   Schreiben angefragt?                                       

Handlungsaufruf    Was wird vom Empfänger        Zahlung                      
                   gefordert?                                                 

Frage              Was soll der Empfänger        keine                        
                   beantworten?                                               

Formulieren Sie simpel. Verwenden Sie Formulierungen, Sprechrhythmen und Satzlängen, die Sie im direkten und indirekten Gespräch Ihrem Gesprächspartner gegenüber ebenfalls verwenden.

3.4.1.3 "daß-Sätze"

Statt eines "daß-Satzes" verbessert der (kürzere) Infinitivsatz Ihren Stil:

nicht so:                             sondern so:                             

Wir freuen uns, daß wir Sie           Wir freuen uns, Sie wiederzusehen.      
wiedersehen.                                                                  

Wir bitten Sie, daß Sie uns           Wir bitten Sie, uns unverzüglich        
unverzüglich Bescheid geben.          Bescheid zu geben.                      

3.4.2 Gliederung und Ordnung

3.4.2.1 Gliederung

Gliedern Sie Ihren Text in

• Einleitung,
• Hauptteil und
• Schluß

oder nehmen Sie sich die Denkmuster (siehe Kapitel 3.2 "Denkmuster") als Grundlage für Ihre Gliederung.

Haben Sie mehrere Argumente, scheuen Sie sich nicht vor Aufzählungen. Numerieren Sie Ihre Punkte, das verschafft Übersicht:

1.	I	A
1.1	II	A.1
1.1.1	III	A.1.1
1.1.1.1	IV	A.1.1.1

1)	a)	X)
2)	b)	Y)
3)	c)	Z)

Auch in Ihren Geschäftsbriefen können Aufzählungen für eine gute Übersicht sorgen.

nicht so:                             sondern so:                             

Wir bieten Ihnen, solange der Vorrat  Wir bieten unter unseren "Verkaufs-     
reicht, zu unseren "Verkaufs- und     und Lieferbedingungen" folgende         
Lieferbedingungen" folgende Teppiche  Teppiche an:                            
an: Buchara mit Oktogonmusterung,                                             
Zarnim 150 x 220 cm zum Preis von     Buchara mit Oktogonmusterung:           
3.350 DM und Dozar, 170 x 250 cm,     Zarnim 150 x 220 cm, zum Preis von      
zum Preis von 4.720 DM.               3.350 DM                                
                                      Dozar,  170 x 250 cm, zum Preis von     
                                      4.720 DM.                               
                                                                              
                                      Nur solange Vorrat reicht!              

3.4.2.2 Absätze

Jeder Gedanke sollte Ihnen ein neuen Absatz wert sein. Das ergibt eine klare Struktur und der Empfänger erkennt Ihre Absichten. Beachten Sie, daß weniger wichtige Punkte nicht den Anfang blockieren und die Aufmerksamkeit des Lesers ablenken.

Grundsätzlich werden Absätze durch eine Leerzeile getrennt. Das gilt für alle maschinell erstellten Schreiben.

In englischer Korrespondenz (siehe Bild) werden Absätze nicht durch eine Leerzeile getrennt, daher wird die erste Zeile eingerückt.

Für die Gestaltung von übersichtlichen Texten sollten

Einrückungen in gleichmäßigen Abständen erfolgen,

und achten Sie auf die Leerzeilen vor und hinter
dem eingerückten Text.

3.4.2.3 Satzzeichen

Mit entsprechenden Satzzeichen läßt sich Ordnung machen:

(	)	[	]
<	>	-	|
!	?	:	"

Klammern Sie kurze Hinweise einfach ein oder bestechen Sie durch einen Doppelpunkt. Unterstreichen Sie wichtige Aussagen oder verändern Sie die Schrift. Verstärken Sie Ihre Sätze mit einem Ausrufezeichen und lockern Sie den Text mit einem Fragezeichen. Aber Vorsicht, diese Wirkung sollte nicht allzu oft eingesetzt werden. Eingeschobene Bemerkungen oder Hinweise lenken den Leser ab, es wird mehr Konzentration gefordert.

Beispiele:                                                                    

Keine Frage: Unsere Vorteile liegen   Darum: Ergebnisse zusammenfassen und    
auf der Hand. Durch ...               dem Kunden präsentieren.