6 Tips für Anwender von Microsoft Word 6.0

6.1 Voraussetzungen

Durch die Komplexität von zum Beispiel Winword 6.0 von Microsoft Windows (MS Word 6.0) werden sehr viele Möglichkeiten geboten Korrespondenz zu erledigen. Vorbei die Zeit, da Bewerbungen zwei-, drei-, viermal getippt werden mußten. Jetzt wird es an der Zeit zu rationalisieren und, wenn es erlaubt ist, zu individualisieren.

Für die Teilnehmer dieser Internet-Sitzung werden schlechte bis gute Kenntnisse in einem Textverarbeitungsprogramm (z. B. Microsoft Word 6.0 für Windows) vorausgesetzt. Diese Lösungen mit Word 6.0 sind Tips, beim Umgang mit Word, um kurze Schreiben oder Vorlagen zu erstellen. Diese Lösungen gelten auch für die Version 7.0, da sich diese Anwendungen nur wenig geändert haben.

Siehe Microsoft

Die Bezeichnung der MS Word 6.0 Bildschirmelemente entnehmen Sie bitte der Abbildung 1: Der Word Bildschirm:

Abbildung 1: Der Word-Bildschirm

6.2 Dokument-Tips

6.2.1 Der Geschäftsbrief

Das Beispiel eines Geschäftsbriefes haben wir bereits im Kapitel 2.2 "Aufbau eines Geschätsbriefes nach DIN" gesehen. Als Abbildung im Fenster des Textverarbeitungsprogramms wird deutlich, wie das Dokument im Word 6.0 Textverarbeitungsprogramm formatiert werden muß, um der DIN 5008 zu entsprechen.

Der Geschäftsbrief in MS Word 6.0:

Abbildung 2: Der Geschäftsbrief in MS Word 6.0

6.2.2 Formatvorlagen und das Inhaltsverzeichnis

Für umfangreiche Dokumente sollten Sie auf die Formatierung Ihres Dokuments achten. Sie finden die Bezeichnung für die Formatvorlage in der Sie gerade arbeiten links oben:

Wenn Sie nach Eingabe Ihres Dokumentes ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen möchten, müssen Sie für die Eingabe folgendes beachten: Alle Überschriften, die später im Verzeichnis erscheinen sollen, müssen auch so eingegeben werden, das heißt die Formatvorlage muß zum Beispiel Überschrift 1, Überschrift 2 usw. heißen. Die Formatierung dieser Formatvorlagen läßt sich sehr einfach handhaben:

So ändern Sie die Formatierung der entsprechenden Formatvorlage:

Wählen Sie in der Befehlszeile "Format" und aus der Menüauswahl das Menü "Formatvorlage...".

In der Dialogbox stehen verschiedene Formatvorlagen zur Auswahl. Wählen Sie zunächst alle Formatvorlagen. Die von Word bereits vorformatierten Formatvorlagen können beliebig verändert werden.

Für dieses Beispiel haben wurde die Formatvorlage "Überschrift 1" gewählt. Betätigen Sie nun die Schaltfläche "Bearbeiten".

Nach Betätigen der Schaltfläche "Format" öffnen sich mehrere Menüpunkte, die für die Formatierung der Überschrift angewählt werden können. Die Formatierung erfolgt, wie im Hauptmenü.

Was für die Formatierung zum Beispiel der Formatvorlage "Überschrift 1" gilt, gilt auch für "Verzeichnis 1". Verzeichnis 1 ist die Formatvorlage, die später Ihr Inhaltsverzeichnis, aufgrund der Formatvorlage "Überschrift 1" ist.

6.2.3 Das Inhaltsverzeichnis

Beachten Sie vor der Eingabe Ihres Dokumentes die Formatvorlagen und das Inhaltsverzeichnis (siehe Kapitel 6.2.2 "Formatvorlagen und das Inhaltsverzeichnis").

Das Inhaltsverzeichnis wird folgendermaßen eingefügt:

Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Wählen Sie in der Befehlszeile "Einfügen" und dann das Menü "Index und Verzeichnisse".

Nach Anwählen des Registers "Inhaltsverzeichnis" stellt Ihnen MS Word verschieden formatierte Inhaltsverzeichnisse zur Verfügung. Nach anklicken "OK" wird Ihr Inhalts-verzeichnis erstellt.

Nach Anklicken der Taste "OK" wird das Inhaltsverzeichnis einfgefügt.

6.3 Hilfe bei der Vorlagenerstellung

6.2.1 Die Vorlage

Vorgehensweise bei der Erstellung einer Vorlage mit Word 6.0: Bitte die Word Hilfsmittel / Elemente auswählen:

Befehlszeile: "Datei" anwählen, dann "Neu" wählen.

Drücken Sie das Drop-down Feld für die Erstellung einer "Vorlage".

Das Dokument bzw. die Vorlage, die nachfolgend bearbeitet werden, werden im Format *.dot als Dokumentvorlage abgespeichert.

Aus dem Katalog "Vorlage" können die Vorlagen ausgewählt werden, die als Grundlage für das neue Dokument dienen können. Zum Beispiel einen Fax Vorlagen-Assistent, der die Erstellung von individuellen Schreiben vereinfacht. Beim Erstellen von Fax-Formularen sollte jedoch darauf geachtet werden, daß sich die Sendekosten nach der Übertragungsdauer richten, das heißt je kürzer das Fax, desto billiger die Sendegebühr.

Das nun geöffnete Dokument wird nach dem Abspeichern mit der Endung ".dot" formatiert. Es erscheint bei der Wiederholung des Vorgangs im Katalog "Vorlage", bei Dateiablage in der Arbeitsgruppen-Vorlage.

6.3.2 Das Datum

Einfügen der Datumsangabe, mit und ohne Aktualisierung des Betriebssystems nach erneutem Öffnen.

Befehlszeile: "Einfügen" anwählen Menü: "Datum und Uhrzeit" betätigen im Dialogfeld: das gewünschtes Datum auswählen, "OK" drücken.

Wird im Dialogfeld "als Feld einfügen" angekreuzt, aktualisiert das System das Datum beim Anwenden der erstellten Vorlage oder des erstellten Dokuments.

6.3.3 Das neu formatierte Datum

Leider hat MS Word 6.0 nicht das Format für die nach den Änderungen der Schreib- und Gestaltungregeln (DIN 5008) integriert. Formatieren Sie das Datum neu und speichern Sie diese Arbeit als Makro (siehe Kapitel 6.5 "Einfache Makroerstellung"), um Ihre tägliche Korrespondenz zu vereinfachen:

Wählen Sie in der Befehlszeile "Einfügen" und in der Menüauswahl "Feld ...".

Wählen Sie die Kategorie "Datum und Uhrzeit" sowie den Feldnamen "AktualDat". Gehen Sie dann auf "Optionen".

Hier werden verschiedene Formate für das Datum und die Zeit angegeben. Sie möchten aber ein Format hinzufügen, also wählen sie "Hinzufügen".

Unter den Feldfunktionen wird jetzt ein Format vorgegeben. Ändern Sie das folgendermaßen ab: AKTUALDAT \@ "jjjj-MM.tt"

Nach mehrmaligem OK erhalten Sie das richtig formatierte Datum auf Ihrem Dokument.

6.3.4 Das Formularfeld

Das Formularfeld ist ein Haltepunkt, der durch Tastendruck angesprungen wird. Sein Einsatz empfiehlt sich bei der Vorlagenerstellung von Formularen. Beim Ausfüllen des Formulars entgeht keine wichtige Dateneingabe.

Befehlszeile: "Einfügen" anwählen, Menü: "Formularfeld..." auswählen,

Dialogfeld: "OK " drücken

Im Dokument erscheint jetzt ein grau unterlegtes Feld. Durch Doppelklick läßt sich Ihr Formularfeld auch beschriften. Für umfangreichere, komplexe Formulare empfiehlt sich die Anwahl der Symbolleiste für Formularfelder.

Anwendung:               nach Öffnen des Dokuments / der Vorlage die Taste    
                         "F11" drücken - Der Cursor springt automatisch zum   
                         Textfeld.

6.4 Benutzung rationalisieren

6.4.1 Der Autotext

Durch Autotext können Abkürzungen für Wörter oder Sätze festgelegt werden.

Schreiben Sie den zu speichernden Text - beachten Sie, daß auch die Formatvorlage gespeichert wird - und markieren Sie ihn.

Befehlszeile: "Bearbeiten" auswählen, Menü: "Auto Text ..." anwählen.

Dialogfeld: "Auto Text" öffnet sich, Name: hier muß eine Kurzbezeichnung für den Auto Text festgelegt werden, z. B. "fp", Hinzufügen anwählen,

"Auto-Text-Eintrag verfügbar machen für:" hier wird das Dokument festgelegt, in dem der Auto-Text-Eintrag gelten soll.

Anwendung:               Kürzel (Bsp. "fp") eingeben, Taste "F3" drücken.     
                         oder                                                 
                         im Dialogfeld Auto Text "Einfügen" wählen, Kürzel    
                         im Dialogfeld auswählen.

6.4.2 Tabulatoren in einer Tabelle

Tabulatoren vereinfachen eine übersichtliche Eingabe. Tabulatoren sind auch in Tabellen möglich. Die Ansteuerung erfolgt nun nicht mehr über die Tabulatorentaste allein - so steuert man nur das nächste Tabellenfeld an -, sondern mit der Tastenkombination "Strg" und "Tab". Beachten Sie, Tabulatoren können nur für das Tabellenfeld gesetzt werden, in dem sich der Cursor befindet.

6.5 Einfache Makroerstellung

Die einfache Makroerstellung ist nicht schwer. Sie brauchen dazu nicht einmal eine Programmiersprache zu lernen. Die einfache Makroerstellung funktioniert nach dem "Teach-In-Prinzip", das heißt, sie machen Ihrem Programm vor, was es als Makro auszuführen hat:

In der Befehlszeile "Extras" anwählen, dann den Menüpunkt "Makros ...".

Wählen Sie einen Namen für Ihren Makro und drücken Sie die Schaltfläche "Aufzeichnen".

Ist der Name richtig "OK" drücken.

Tätigen Sie jetzt alle Schritte, die im Makro aufgezeichnet werden sollen. Anschließend drücken Sie die linke Taste, die die Aufzeichnung des Makro beendet.

Das Makro kann in Ihrem Textverarbeitungsprogramm als Short-Cut, als Menüpunkt oder in den Symbolleisten erscheinen. Wählen Sie hierfür in der Befehlszeile "Extras" den Menüpunkt "Anpassen". Danach wählen Sie die Erscheinungsart (Short-Cut, Menü, Symbolleiste). Sie finden Ihr Makro in den Kategorien unter Makros (gehen Sie mit den Pfeilen weiter runter). Bei der Anpassung der Symbolleisten, klicken Sie auf Ihr Makro, bleiben Sie auf der linke Maustaste und ziehen Sie das nun sichtbar werdende Quadrat zur gewünschten Stelle, anschließend wählen Sie Ihr Symbol aus.

6.6 Vorlagen zum Downloaden

Hier sind verschiedene Beispiele für Ihre MS Word 6.0 Vorlagen. Kopieren Sie diese Vorlagen in das Vorlagenverzeichnis Ihrer MS Word Anwendung.

Vorlagen für die schriftliche Korrespondenz mit externen Stellen:

Download Vorlagen, offizieller Schriftverkehr

Vorlagen für die schriftliche Korrespondenz mit internen Stellen:

Download Vorlagen, interner Schriftverkehr

6.7 Gästebuch

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