2 Formelle Gestaltung 
2.1 Grundsätze
Im Zeitalter des Multimedia und der Einführung des visuellen Telefonieren
scheint die Korrespondenz schlicht zu verschwinden. Dennoch ist das Festhalten
von Informationen auf konventionellen Medien immer noch von sehr großer
Bedeutung. Nehmen wir zum Beispiel eine Mitarbeiter/In, die für eine
Kollegin oder einen Kollegen einen Vorgang bearbeiten soll. Möchte
sie/er sich mit den vergangenen Ereignissen beschäftigen, sollte sie/er
sich auf eine Akte beziehen können, worin alle wesentlichen Vorkommnisse
festgehalten sind. Gewiß ist die Organisation eines Betriebes nicht
Inhalt dieses Reports, das Verständnis für den Sinn der Ablage
ist jedoch unbedingt nötig.
Als Ablage wird im Betrieb das Ordnen und Abheften aller Dokumente bezeichnet.
Ein Dokument ist eine Urkunde bzw. Schriftstück oder auch ein Beweis.
Dieser Nachweis bedeutet für einen Betrieb oft bares Geld. Durch schriftlich
verfaßte Notizen kann manche Aussage der Geschäftspartner nachgewiesen
werden und zum Beispiel Preisnachlässe bewahrt bzw. Konventionalstrafen
abgewendet werden. Für die Ablage gilt in der freien Wirtschaft eine
Verjährungsfrist zwischen 6 und 15 Jahren, das heißt nach Ablauf
dieser Frist werden die Dokumente unwichtig und werden vernichtet.
Beispiele für Schriftverkehr im Betrieb sind:
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- Schriftverkehr mit externen Stellen
- Hausbriefe
- Telefonnotiz
- Aktennotiz
- Produktbericht
- Quartalsbericht
- Abschlußbericht
- Verkaufsbericht
- Reisebericht
- Führungskräftebericht
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- Seminarbericht
- Geschäftsbericht
- Konkurrenzbericht
- Untersuchungsprotokolle
- Sitzungsprotokolle
- Besprechungsprotokolle
- Investitionsanträge
- Bekanntmachung
- Mitteilung über Änderungen
- Rundschreiben
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Also bei Geschäftsmitteilungen, ob extern oder intern, unbedingt
darauf achten, daß:
Das heißt gewisse Grunddaten (siehe Abbildung 1: Grunddaten) müssen
schnell erkennbar sein, beispielsweise zur Weiterleitung oder Ablage der
Papiere.
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