2.3.3 Ausführliche Schreiben

2.3.3.1 Berichte

Die Berichtsform im Betrieb ist nicht zu vergleichen mit wissenschaftlichen Berichten. Für die Statistik, mit der man den Erfolg eines Unternehmens in quantifizierte Form bringen kann, gibt es verschiedene Darstellungen, die über die jeweiligen Geschäftsanteile Auskunft geben. Der Bericht im Betrieb entspricht oft nur einem Kurzbericht, enthält also nur die Darstellung der Ergebnisse. Anders der ausführliche Bericht, der genaue Details enthält (siehe Kapitel 2.3.3.2 Wissenschaftliche Berichte).

Für die äußere Form dieser Schreiben gilt allgemein:

W-Fragen:                             zum Beispiel:                           

Was wird berichtet?                   Titel des Berichtes                     

Was wurde erreicht?                   Inhalt                                  

Wer hat die Nachricht verfaßt?        Name, Abteilung, Durchwahl, E-Mail      

Wann wurde die Nachricht verfaßt?     Datum, (Uhrzeit)                        

Der Bericht ist eine umfassende Information über eine Situation und er ist neutral, da er in diesem Fall nur eine Rechenschaft darlegt. Als Ergänzung kann über Aussagen, Handlungen, Empfindungen, Eindrücke, Erlebnisse, eigene sowie auch fremde berichtet werden. Es geht jedoch nicht um Meinungen, Auffassungen, Theorien, Problemlösungen oder Kenntnisse.

Für die Verfassung eines Berichtes muß eine klare Zieldefinition geschaffen werden, also was muß der Bericht aussagen, damit der/die Empfänger/In etwas damit anfangen kann!

Für die Vorlagenerstellung empfiehlt sich das Ausarbeiten eines Berichtskopfes und ggf. eines Layouts. Beispiele siehe Vorlagenkatalog: Kapitel 6.6 "Vorlagen zum Downloaden".

Die Darstellung von quantifizierten Ergebnissen wird mit Tabellenkalkulationsprogrammen (Excel, Lotus 1-2-3, evtl. QUATTRO PRO) vereinfacht.

Beispiele:

2.3.3.2 Wissenschaftliche Berichte

Im wissenschaftlichen Bericht, der sich durch einen sehr detaillierten Bericht darstellt, müssen weitere Inhaltspunkte beachtet werden:

• Gliederung / Inhaltsverzeichnis
• Situationsanalyse,
• Chronologie des Sachverhaltes
• Darstellung der Ergebnisse
• Dokumentation

Durch die Situationsanalyse wird die Situation, in der sich der Sachverhalt abspielt, genau beschrieben. In der Chronologie sind die exakten Vorgänge (Termine, Aktivitäten) genau dargestellt. Die Darstellung der Ergebnisse ist der Hauptteil. Hier müssen faktisch wirksame Störfaktoren oder nicht vorausgesehene einwirkende Bedingungen mit einbezogen werden. Die Ergebnisse werden, abhängig von den real wirksamen Bedingungen, dargestellt und eingeschätzt. Diese Einschätzung beinhaltet eine eigene Bewertung der vorgenommenen Planung und Vorbereitung sowie auch der verwendeten Hilfsmittel (z. B. Kenntnisse, Planungsinstrumente). Daneben wird oft auch eine Beurteilung gefordert, über Organisation, Durchführung, Probleme, Reaktionen. Als Resümee folgt eine Einschätzung. Diese läßt sich durch die Beantwortung folgender Fragen leicht formulieren: Wie waren die Eindrücke vorher, wie nachher? Wo lagen besonders positive, wo besonders negative Erlebnisse? Was folgt aus diesen Eindrücken?

Unterstrichen wird durch eine Sammlung möglichst sämtlicher Dokumente, die die Aussagen des Berichts bestätigen können, also neben Situationsanalyse und chronologischem Sachverhalt auch Untersuchungen und deren Ergebnisse. Das sind Schriftdokumente, also Texte jeder Art, Tabellen, Karten, Fotografien, Programme, Phonoaufnahmen, Interviews o. ä.

2.3.3.3 Dissertationen

Die relevanten äußeren Strukturmerkmale von Dissertationen sind dem Kapitel 2.3.3.2 Wissenschaftliche Berichte zu entnehmen, desweiteren gelten für die jeweiligen Arbeiten oft detailliert vorgeschriebene Anordnungen. Die innere Struktur, vor allem die Chronologie des Sachverhaltes und die Darstellung der Ergebnisse unterliegen meist immer forschungslogischen Überlegungen.

2.3.3.4 Präsentationen

Anfang (exordium)     Kontaktaufnahme, Einleitung       

Hauptteil             Darstellung Istzustand            
                      (narratio),                       

                      Folgen Istzustand (argumentatio)  

Schluß                Zusammenfassung der Argumente,    

                      eventuell mit Appell (peroratio)  

Beim Aufbau einer Präsentation nach diesem Muster können wir zwei Strategien verfolgen:

nach Michlingk (Cicero)              gemäß amerik. AIDA-Formel    

1. Anlocken, einschmeicheln          attention                    

    (conciliari)                     interest                     

2. Bekanntmachen (docere)            desire                       

3. appellieren, antreiben            action                       
(permovere)                                                       

Für die äußere Form der Präsentation gelten folgende Angaben über

• Veranstaltung
• Veranstalter
• Thema
• Referent
• Ort und Datum

Für die innere Form der formalen Gestaltung gilt folgender Aufbau:

• Inhaltsverzeichnis / Gliederung
• Einleitung
• Hauptteil
• Schluß
• evtl. Literaturverzeichnis

Beachten Sie bei der Erstellung von begleitenden Folien:

• Schriftgröße mindestens 14 pt,
• verwenden Sie nicht mehr als 2 bis 3 Schriftarten in Ihrer gesamten Arbeit - das gilt für alle schriftlichen Arbeiten -,
• verwenden Sie nicht zu viele Farben (nicht zu hell bei weißen Hintergrund, testen Sie die Lesbarkeit),
• nicht mehr als 5 bis 7 Punkte pro Folie,
• planen Sie mindestens 2 Minuten Verweilzeit pro Folie ein.

2.3.4 Weitere innerbetriebliche Schreiben

Je nach Unternehmen finden sich weitere Schreiben. Kurze Notizen, Einladungen für Besprechungen oder Workshops. Für die Erledigung solcher Korrespondenz können die vorangegangenen Kapitel zu Rate gefragt werden. Je nach Häufigkeit rationalisieren vorgefertigte Formatvorlagen die Arbeit.

Auf Gebrauchsanweisungen, Bedienungsanleitungen, Benutzungsvorschiften, Arbeitsrichtlinien oder Arbeitsanweisungen wird hier nicht weiter eingegangen. Der Bereich der Technischen Dokumentation erfordert mehr und mehr die Ausbildung und Erfahrung von Fachkräften. Mit der Europäischen Union, EC-Vorschriften und ähnlichen Einrichtungen gewinnen vor allem Gebrauchsanleitungen usw. sehr große rechtliche Bedeutungen, die nicht unterschätzt werden sollten.